כתוצאה מאי קיום אחזקה  ראויה לתחנות האוטובוס בעיר, הורע מצבן ובשנת 2005 נאלצה העירייה לצאת לפרויקט מקיף של שדרוג ותחזוקת תחנות האוטובוס בעיר.  באותה השנה בוצע שיפוץ בלמעלה מ-200 תחנות אוטובוס ובעלות כוללת של מעל למיליון ₪. עלות התחזוקה השוטפת של התחנות מסתכמת בעשרות אלפי ₪ בחודש.

מבקר העירייה בדק את סדרי ביצוע הפרויקט, נבדק אופן קלת ההחלטות, דרך בחירת הקבלן, בדיקת חשבונות והפיקוח והבקרה על העבודות. המבקר מצא ממצאים חמורים בכל הנושאים שנבדקו!

היעדר מידע על כמות התחנות ברחבי העיר

הביקורת ביקשה ממחלקת האחזקה וממחלקת התשתיות רשימה מעודכנת של כל התחנות בעיר, נכון לרגע הביקורת. מהמחלקות נמסר למבקר שאין בידיהן נתונים מלאים ומעודכנים בעניין זה. רק לאחר הביקורת, באוגוסט 2008, הציגו המחלקות רשימה מעודכנת.

עוד מתברר שמחלקת התשתיות, שאחראית על בניית התחנות, אינה מעבירה את הנתונים על תחנות חדשות למחלקת האחזקה וכתוצאה מכך, תחנות חדשות אינן זוכות לתחזוקה. חמור מכך, מחלקת האחזקה מאשרת תשלומים בגין תחזוקת תחנות בעלות של 30,000 ₪ בחודש, מבלי שיהיה בידיה את המספר המדויק של התחנות שהקבלן מתחזק.

המבקר רואה בחומרה העברת תשלום לקבלן מבלי יכולת לקיים מעקב אחר הביצוע בפועל, ומבלי לדעת מהו התשלום המדויק שיש לשלם בגין העבודה שבוצעה. עוד מגלה המבקר שתחנות אוטובוס הוקמו ללא היתרי בניה!!!

אופן קבלת ההחלטה לצאת לפרויקט שדרוג ותחזוקת תחנות האוטובוס

מנהל מחלקת האחזקה מסר למבקר, שההחלטה לצאת לפרויקט התקבלה על ידו בשיתוף עם מנהל המוקד העירוני, זאת בעקבות המצב הגרוע של התחנות. למרות דרישות הביקורת, לא נמסר תיעוד הפגישה או כל מסמך על דרך קבלת ההחלטות. לא נערך סקר מקדים, לא נאספו נתונים על מצבן של התחנות ואם בכלל מצדיק שיפוץ, לא הוכנה תוכנית עבודה ולא נערכו אומדנים. כאמור, מדובר בפרויקט של מעל למיליון ₪.

גם בנושא עיצוב התחנות, לא נערך סקר מקיף. בעבר היה ניתן לבצע פרסום על גבי תחנות האוטובוס, אך הדגם שנבחר: לוחות מתכת מחוררת, נבחר כדי למנוע ונדליזם. למרות שמדובר בכספי הציבור, לא נערך דיון מעמיק לגבי הדגם העדיף ומבלי שנבחנו אלטרנטיבות.

היעדר מידע על היקף ההוצאה הכספית

מחלקת האחזקה לא יכלה להעביר למבקר את העלות הכוללת האמיתית של הפרויקט, זאת כיוון שהעלות שולמה ממספר סעיפים שונים, וממספר מקורות תקציבים. מפקח הפרויקט מסר למבקר חשבונות בעלות של 822,123 ₪, אך בדיקת המבקר מצאה חשבונות נוספים שבסופו של דבר הגיעה ההוצאה ל-1,051,793 ₪.

מנהל מחלקת האחזקה מסר לביקורת שלא נערך תיעוד מלא של כל העבודות שביצע הקבלן, ושהוא אינו יכול לקבוע מהו היקף העבודות המלא שביצע הקבלן, וכן מה הייתה ההוצאה הכוללת.

המבקר רואה בחומרה רבה ניהול פרויקט בהיקף כספי גדול מבלי שיערך רישום מדויק של העבודות שבוצעו, מבלי שההוצאה נרשמת בספרי החשבונות באופן ברור ומבלי שמתקיימים פיקוח ובקרה תקציביים על הפרויקט.

בחירת הקבלן המבצע

התחנות שופצו ע"י קבלן המסגרות של העירייה, באמצעות שימוש במכרז לביצוע עבודות אחזקה שוטפת בתחום המסגרות. במסמכי המכרז לא נכלל מפרט של הקמה ושיפוץ תחנות אוטובוס, אך בכל זאת העבודות בוצעו באמצעות מכרז שלא יועד לכך. כתוצאה מכך תומחרו העבודות תוך שימוש בסעיפים אחרים שאינם מתאימים ואינם משקפים את העבודה שבוצעה. אך גם לאחר שפורסם מכרז חדש בינואר 2005, לא הוכנסו בו השינויים הרצויים.

לדעת המבקר, עבודות בהיקף של מיליון ₪ מצריכים יציאה למכרז פומבי, או לפחות לשתף את מנהל האגף והיועץ המשפטי של העירייה, דבר שלא נעשה.

הצעות מחיר

מחלקת האחזקה התעלמה לחלוטין מנהלי העירייה בעניין קבלת הצעות מחיר. בניגוד לנהלים, קיבלה המחלקה רק שתי הצעות מחיר בלבד, אחת מקבלן המסגרות והשניה מקבלן האלומיניום.

אך גם בהצעות שהתקבלו לא היה ניתן להשוות ביניהם כיוון שכל קבלן נדרש למפרט שונה. קבלן האלומיניום נדרש להציג תחנה עם לוחות פרספקט ואילו קבלן המסגרות נדרש ללוחות מתכת.

המחלקה החליטה לבצע את הפרויקט באמצעות קבלן המסגרות, שנתן הצעת מחיר של 3,680 ₪ לכל תחנה. לפי הצעה זו, עלות הפרויקט הייתה אמורה להסתכם ב- 610,880 ₪. בפועל הסתכמו העלויות בלמעלה ממיליון ₪. מדובר על עלות ממוצעת של 5,000 ₪ לכל תחנה, גבוה בכ-35% מההצעה המקורית. במחלקת האחזקה הסבירו את הפער בכך שהצעת המחיר של הקבלן התייחסה רק לחלק מהעבודות, אך בפועל נעשו עבודות נוספות שהגדילו את העלות.

בדוח מציין המבקר שהוא רואה בחומרה ביצוע פרויקט בהיקף כספי גדול מבלי שנערך אומדן  המתייחס לכל העבודה ומבלי שנקבעה מסגרת תקציבית לפרויקט כולו.

בדיקת חשבונות הקבלן

הביקורת מצאה אי התאמה בין רשימת החשבונות שאישר המפקח על העבודה לבין התשלום שבוצע בפועל. לדוגמא, נמצא כי בדף ריכוז שנשמר אצל המפקח, נרשמו חשבוניות בהיקף 822 אלף ₪, בעוד שעל פי נתוני הגזברות שולמו לקבלן מעל ל- 975 אלף ₪. עד התברר שהקבלן לא רשם בכל חשבון מהי כמות התחנות ששופצו ומהו מיקומן, כך שלא ניתן לדעת האם שולמו לקבלן תשלומים כפולים.

בבדיקה שערך המבקר אצל קבלן המסגרות הוא מצא שעלות כל תחנה שונה האחת מהשניה, ואף שונה מהמחיר שקבע הקבלן בהצעת המחיר. בחשבונית אחת שהגיש הקבלן, עלות ממוצעת של שיפוץ תחנה עמד על 4,071 ₪ ואילו בחשבונית אחרת עמד הממוצע על 3,889 ₪. מנהל מחלקת האחזקה מתרץ זאת בכך שבכל תחנה בוצעו עבודות שונות, אך הוא לא סיפק תיעוד כלשהו שיתמוך בדבריו.

הביקורת רואה בחומרה הוצאת כספי ציבור מבלי שנערך רישום מפורט של העבודות שבוצעו ובלי בקרה נאותה על התשלום לקבלן.

הסתרת חריגות ע"י זיוף נתונים

כאמור הקבלן ביצע עבודות בשנת 2005 בהיקף של 975,561 ₪, אך בפועל שולמו לו באתה השנה רק 237,606 ₪. היתרה שולמה לקבלן בשנת 2006.

לביקורת התברר שמחלקת האחזקה אישרה את חשבונות הקבלן מבלי שיהיה לה התקציב לכך. על מנת לשלם לקבלן, התאימה המחלקה את תאריכי ביצוע העבודות לצרכים התקציבים ורשמה ברישומי המחשב תאריכים מאוחרים יותר. לדוגמא: עבודות שבוצעו באפריל 2005 נרשמו כאילו בוצעו בפברואר 2006 וכך הלאה.

לדעת הביקורת מדובר במעשה חמור מאוד בו נרשם במודע על גבי מסמכי העירייה נתונים שאינם נכונים, זאת כדי להסתיר חריגות תקציב שהועמד לרשותה.

אחזקת תחנות האוטובוס- בניגוד לכללי המינהל התקין

העירייה מבצעת עבודות שטיפה וניקוי בתחנות האוטובוס בהיקף של 300,000 ₪ בשנה. העבודות נמסרו לקבלן המסגרות בלי מכרז!

מבדיקת הביקורת מתברר שבסוף שנת 2005, יוזם מנהל מחלקת האחזקה פגישה עם קבלן המסגרות של העירייה, ובאותה הישיבה סיכם עימו על התקשרות לשנה לביצוע עבודות שטיפה וניקיון של התחנות. עבודות אלה לא נכללו במכרז המסגרות, ומנהל המחלקה החליט על דעת עצמו להגדיל את היקף המכרז, ללא ידיעת המנכ"ל, הגזבר או היועץ המשפטי.

בהסכם בין מנהל מחלקת האחזקה לבין הקבלן נקבע שהוא יקבל תשלום של 3000 ₪ ביום לניקוי של 15 תחנות ביום (200 ₪ לכל תחנה). בפגישה לא הוגדר פרוט של העבודות שהקבלן אמור לבצע בכל תחנה, ולא נקבע אופן הדיווח. למרות שהוסכם שההתקשרות תהיה לשנה אחת, ההתקשרות נמשכת כבר מעל ל-3 שנים.

חמור מכך, קבלן אחר הגיש הצעת מחיר לעירייה לניקוי התחנות ב-85 ₪ בלבד לתחנה, אולם למרות שהצעת מחיר זו הייתה זולה משמעותית מהמחיר שנשלמת העירייה לקבלן המסגרות, בחר מנהל מחלקת האחזקה בהצעה היקרה יותר.

מנהל מחלקת האחזקה מסר לביקורת שההצעות לא היו זהות ולא התקיים הליך פורמאלי של קבלת הצעות. המבקר מציין שנוכח היקף העבודה, היה צורך בביצוע מכרז.

שוב, כיוון שעבודות הניקיון אינן נכללות במכרז המסגרות, הורתה המחלקה לקבלן להשתמש בחשבוניות שהגיש בסעיפים מתוך מכרז המסגרות, למרות שאינם קשורים לעבודה שבוצעה בפועל. לדוגמא: נרשם בחשבונית שהתשלום הוא עבור "משאית סמי+ מנוף" למרות שלא נעשה שימוש במשאית ומנוף.

המבקר מציין שהוא רואה בחומרה רבה ביצוע עבודות ללא עריכת מכרז וללא ידיעתם של גורמי העירייה האמורים להיות מעורבים בתהליך ההתקשרות. כמו כן רואה המבקר בחומרה ביצוע תשלום תוך שימוש בסעיפי עבודות שנלקחו ממכרז אחר, ואינם משקפים את העבודה שבוצעה בפועל.

עוד מציין המבקר בדוח ש"התנהלותו של מנהל מחלקת האחזקה היא בניגוד לכללי המינהל התקין, תוך הפרה בוטה של מנגנוני הבקרה הקיימים בעירייה".

בנוסף לכך מציין המבקר: " הביקורת רואה בחומרה התעלמות המחלקה מהצעת המחיר הזולה ומסירת עבודה לקבלן אחר במחיר גבוה פי שתיים וחצי מההצעה הזולה".

מחלקת האחזקה מסרה לביקורת כי הפיקה את הלקחים מהביקורת ובמכרז החדש  (שהתפרסם ב-2008) נכללו סעיפים מוגדרים  לאחזקת תחנות האוטובוס.

בעקבות ממצאי הביקורת החמורים, הורה ראש העיר הנוכחי, ד"ר יחיאל לסרי, למנכ"ל העירייה להנחות את מחלקות העירייה שבעבודות בהיקף של מעל ל- 120,000 ₪, יש להוציא מכרז. עוד מציין ראש העיר בהערות לביקורת שהוא רואה בחומרה רישום תאריכים לא נכונים במסמכי העירייה, במטרה לעקוף את חריגת המחלקה מהתקציב השנתי שנקבע לה. באשר לביצוע עבודות הניקיון ע"י קבלן המסגרות, במחיר גבוה פי שתיים וחצי מההצעה הזולה, אומר ראש העיר: "המחלקה שגתה בעת שמסרה את עבודות הניקיון בתחנות לקבלן המסגרות ולא פרסמה מכרז מתאים". ראש העיר הנחה את מנכ"ל העירייה לפרסם בשנת 2009 מכרז יעודי  לניקיון ושטיפה של תחנות אוטובוס.

יש לציין שדוח הביקורת הוא לשנת 2007, כאשר בראשות עיריית אשדוד עמד צבי צילקר ולא ראש העיר הנוכחי, ד"ר יחיאל לסרי.