הובלת משרד משפיעה בצורה משמעותית על תפקודו של העסק ובהתאמה גם על עובדיו. דיברנו עם סלאבה, בעלים של חברת "אפדייט הובלות", אחת מחברות ההובלה הגדולות והמנוסות במשק להובלות משרדים (לחץ כאן), וביחד סקרנו  מה חשוב לתכנן על מנת לצלוח את פרויקט העברת המשרדים בצורה חלקה ויעילה.

כל הובלה של משרד מתחילה בתכנון. תכנון נכון יכול לחסוך המון זמן וכסף לחברה בתהליך המעבר.

תכנון

לתכנון יש משקל רב ביותר, ודאי כשמדובר בהעברת משרדים. מומלץ ביותר להתארגן מבעוד מועד ולהבין לאן עובר כל משרד ובהתאם לסמן את הארגזים של כל משרד. זה אחד מהדברים שיכולים לחסוך שעות לאחר המעבר כאשר כל ארגז יחכה לבעלים שלו במשרד החדש לפריקה.

אין כמו מראה עיניים

קודם כל, אומר סלאבה, "צריך לברר עם נציגי החברה האם הם מגיעים לראות את המקום לפני ההובלה. אולי זה נראה מובן מאליו, אך מסתבר שלא כל חברות ההובלה עושות את זה."
יש לכך חשיבות רבה כיוון שלכל משרד יש מיקום ומבנה משלו. יש משרדים קטנים, יש משרדים גדולים ויש משרדים שממוקמים בקומה גבוהה כחלק מבניין משרדים, דבר שמשפיע באופן משמעותי על המורכבות של ההובלה ועל אופייה וחשוב לדעת מה היקף ההובלה על מנת למנוע הפתעות בהמשך.

צי המשאיות

במהלך השיחה עם חברת ההובלה, חשוב לוודא מה גודל המשאית של המובילים, כמה פריטים היא יכולה להכיל וכמה משאיות עומדות לרשות החברה ביום ההובלה. במידה והמשאיות קטנות מדי הדבר עלול ליצור בעיה ביום ההובלה ולהביא לעיכוב משמעותי בזמנים.

ביטוח

כולנו מקווים ומאמינים שהובלת המשרד תיגמר בצורה חלקה וללא פגיעה ברכוש. אך במציאות, לא משנה כמה מקצועית תהיה חברת ההובלות, טעויות עלולות לקרות. אם זה בזמן האריזה, בזמן ההובלה או בזמן הפריקה במיקום המשרדים החדשים. חברת ביטוח מקצוענית ורצינית, צריכה להיות מכוסה בביטוח מקיף והולם – חשוב לבדוק את זה.

הכנת העובדים למעבר

דבר שיכול לסייע רבות בהובלת המשרד הוא גיוס של העובדים לתהליך. בסופו של דבר, צריך לזכור שהעובדים מבלים יותר שעות במשרד מאשר בבית. לכן, המעבר למשרד חדש ומרווח הוא אינטרס משותף לעובדים ולבעל החברה. ככל שהמעבר יהיה מהיר ויעיל יותר, כך החברה ההשפעה על החברה תהיה מינימלית.

 
אז מה עושים? קודם כל, מדברים עם העובדים ומבקשים את שיתוף הפעולה שלהם ביום החגיגי. כל עובד ידאג לסדר את העמדה שלו, יארוז את הציוד האישי בקרטונים המיועדים ויסווג את הציוד המשרדי במקום הנכון. בחברת "אפדייט הובלות" ממליצים אפילו למנות עובד, "פרוייקטור" שיהיה אחראי על ההובלה ויוריד מהעומס שחווה בעל החברה.  
יתר על כן, במידה והמשרד ממוקם בבניין משרדים גדול, חשוב ליידע את עובדי הבניין על המעבר העתידי ולהכין אותם לכך שייתכן שחלק מהמעליות יהיו תפוסות בימים מסוימים. דבר זה ייצור אמפתיה בקרב עובדי הבניין ויגרום להם להתחשב בבעל העסק ובמורכבות האירוע.  

אריזה

בניגוד למעבר דירה שבו כל הציוד שייך לאותו הדייר, בהובלת משרד יש להפריד בין הציוד ששייך לכל המשרד לציוד האישי כל עובד. לכל עובד יש את פינת העבודה שלו: התמונות, המחשב האישי והציוד המשרדי שמשמש אותו לצורך העבודה השוטפת. אריזת הציוד בקרטונים המתאימים וסימונם תוכל לחסוך זמן רב בפריקה במשרד החדש ולזרז את החזרה של העובדים לעבודה.

חנייה

כן, גם את זה חשוב לבדוק לפני הובלת המשרד. יש לדאוג למקום חנייה גם בסביבה של המשרד הישן וגם במשרד החדש בעת פריקת הציוד. הרי אף אחד לא רוצה לעכב את כל התהליך בגלל זמן שמתבזבז על מציאת חנייה.

במידה והמשרד ממוקם במגדל משרדים מרכזי או בקניון, חשוב לתאם את הסדרי החניה מבעוד מועד עם חברת הניהול של הבניין כמו גם לבקש אישור לשימוש של מעליות המשא שהרי ברוב הפעמים המעליות הללו לא זמינות כל הזמן, אלא פותחים אותם בהתאם לדרישה.

עבודה מהבית

אם יש דבר שארגונים רבים למדו לעשות בשנת 2021 הוא לעבוד מהבית. גם אם זה קרה מכורח הנסיבות, כדאי לנצל את העובדה שכיום אנחנו יודעים לעבוד יותר טוב מרחוק. על מנת לנסות לשמור על תפקוד מסוים של החברה בזמן ההובלה, ניתן לאפשר לחלק מהעובדים לעבוד מהבית, דבר שיכול לצמצם את הפגיעה בעסק בצורה ניכרת ולתת לבעל החברה קצת אוויר לנשימה.

לסיכום, הובלת משרדים להבדיל מתהליך הובלת דירות, זה תהליך שטומן בתוכו לוגיסטיקה רבה ודורש הרבה יותר תכנון מוקדם. החל ממציאת חברת ההובלות, הכנת המשרד ועובדיו להובלה, הכנת הסביבה החיצונית של המשרד ותיאום מול גורמים שונים. כל המרכיבים הללו משפיעים על הזמן שיידרש לביצוע המעבר ואיכות המעבר.