התקשרויות עם יועצים

עיריית אשדוד מתקשרת עם יועצים מקצועיים חיצוניים בהיקף של עד 475,000 ₪ בשנה. מדובר בעשרות יועצים בשנה שנותנים יעוץ במגוון תחומים לעירייה. תפקיד היועץ הוא לתת כיוון וחוות דעת מקצועית לבעלי התפקידים השונים בעירייה וכגורם מקשר בין העירייה לקבלנים שהיא מעסיקה. לצורך בחירת יועצים הוקמה "הועדה להזמנות תכנון". הרכב הועדה אמור לכלול יו"ר- חבר מועצת העירייה (מההנהלה), מ"מ יו"ר הועדה- חבר מועצה שאינו מההנהלה, מנכ"ל העירייה, גזבר העירייה, מהנדס העירייה, מנהל אגף תחזוקה ומנהל אגף פיתוח תשתיות. במהלך שנת 2007 נעדר מנכ"ל העירייה הקודם מ-4 דיונים מתוך 5. מהנדס העיר לשעבר, בני מגדמן השתתף רק בדיון אחד, ואילו הגזבר לא השתתף כלל בישיבות. כמו כן לא היה בוועדה חבר מועצה שאיננו חבר הנהלה, ולמעשה התקיימו דיוני הועדה בהרכב לא חוקי.

הועדה שתפקידה היה לאשר עבודות יעוץ, חרגה מסמכותה ואישרה רכישת שירותים עבור העירייה שאינם שרותי יעוץ. לדוגמא: בשנת 2005-2007 אישרה הועדה 42 עבודות מדידה בסכום של כחצי מיליון ₪, למרות שהיה אמור להתפרסם מכרז. תקציב הועדה נקבע על כ-1.2 מיליון ₪, ובדר"כ הועדה ממנת את תחילת התכנון בפרויקט, עד לקבלת החלטה לביצוע הפרויקט, ולאחר מכן היא אמורה לקבל את הסך ששילמה. בפועל נוצר מצב שסכומים אלה שולמו על ידי הועדה וכך לא נכנסו לעלות הפרויקטים שונים. כתוצאה מכך, בפרויקטים משותפים, בהם חלק מהמימון מגיע מגורמים ממשלתיים, אי זקיפת סעיף התכנון בעלות הפרויקט מקטינה את השתתפות הגורם החיצוני. לידיעת חברי הועדה לא מובאים יתרות תקציב הועדה או יתרת תקציב הפיתוח של הפרויקט שדנים בו, וזאת למרות שמדובר על מידע תקציבי חשוב.

עבודות תכנון ויעוץ בסכומים שגדולים מ- 30,000 ₪

בעבודות תכנון ויעוץ בסכום שעולה על 30,000 ₪, אמורות להיות מוגשות לפחות 3 הצעות מחיר, במעטפות סגורות שיפתחו בסמוך למועד כינוס הועדה ובנוכחות חשב מינהל ההנדסה ונציג הגזברות. אך בדיקת המבקר מצאה שהוראות הנוהל לא בוצעו. עוד מצאה הביקורת שהתקשרויות בוצעו עם יועצים ומתכננים בסכומים שעולים על 30,000 ₪ מבלי לקבל 3 הצעות מחיר לפחות. לדוגמא: תכנון מכרז לעבודות גבס בהיכל התרבות ( 40,000 ₪) , או תכנון אמפיתיאטרון  עירוני ( 120,000 ₪).

ויסות העבודות בין יועצים ומתכננים

המבקר מגלה שלא הייתה הקפדה על חלוקת עבודה בין המתכננים השונים והיועצים. הביקורת מצאה שנמסרו עבודות תכנון רבות למתכנן אחד בפרויקטים שונים ובחלק מהמקרים זה קרה באותה הישיבה. לדוגמא: תכנון השקיה- אושרו 8 פרויקטים שונים בסכום כולל של 70,000 ₪ לאותה המתכננת ובנוסף בישיבה אחרת אושרו לה עוד 4 פרויקטים בסכום של 36,000 ₪. מבקר העירייה רואה בחומרה מצב כזה של העדפת יועץ או מתכנן אחד על אחר, דבר שיכול להביא להתבססות יועץ מקצועי יחיד בתחום מסוים.

העסקת יועצים במחלקת האחזקה

משנת 2005 פועלים יועצים במחלקת האחזקה ללא מסגרת שעות קבועה וללא פירוט של היקף השעות לכל יועץ. מחלקת האחזקה לא יכלה להפיק עבור הביקורת דו"ח שמרכז את שעות הייעוץ שניתנו למחלקה, ולא ניתן לדעת כמה שולם לכול יועץ או האם התשלום שמוגש למחלקה שולם כבר בעבר. האחראית על התשלומים במחלקה ציינה בביקורת שהבקרה מבוצעת ידנית ועל סמך זיכרונה.

עוד מצאה הביקורת שיועצים מעבירים את החשבונות לתשלום זמן רב לאחר שהעבודה בוצעה, דבר שמקשה על קיום בקרה נאותה. מתברר שהועדה נתנה למחלקה יד חופשית לביצוע התקשרויות מבלי להזדקק לאישורה או להגביל את ההיקף הכספי. בבדיקת המכרז לעבודות איטום שבדק המבקר, הוא גילה שלהסכם הוכנס סעיף שמאפשר למחלקה לרכוש שירותי יעוץ דרך הקבלן המבצע.

באמצעות סעיף זה ביצעה המחלקה 9 התקשרויות עם יועץ מטעם הקבלן בהיקף של 85 אלף ₪. המבקר רואה בחומרה את ההתקשרות מהסוג הזה,  דבר שיוצר תלות בין נותן הייעוץ והקבלן המבצע,  ועלול לפגוע בטיב העבודה.

בשנת 2006 התקשרה המחלקה עם יועצים באמצעות כ-20 הזמנות יעוץ בסכום כולל של 116 אלף ₪, ובשנת 2007 התקשרה המחלקה עם יועצים בכ-30 הזמנות יעוץ בסכום כולל של 212 אלף ₪.

הבדיקה שביצע מבקר העירייה במינהל ההנדסה, הייתה בדיקה מדגמית וזעירה ביחס לכמות הכסף שזורמת במחלקה. גם בדברים קטנים ופשוטים אלה נמצאו לקויים חמורים בהתקשרויות עם קבלנים, יועצים, ונותני שירות אחרים, שבולעים את כספי הציבור ללא כול בקרה ופיקוח.