בעלי עסקים משקיעים שנים בלימוד המקצוע שלהם וצבירת ניסיון מקצועי עבור לקוחותיהם. עורך דין לומד משפטים, יועץ פיננסי מתמקצע בניהול כספים, רופא מתמחה בתחום הרפואי שלו ובעל עסק קמעונאי משקיע בבניית מוצרים ושירותים איכותיים. אבל במציאות העסקית של היום, מקצועיות לבדה כבר אינה מספיקה. עסק מודרני נדרש גם לדעת לנהל תהליכים, לקצר זמני עבודה ולבנות סביבת עבודה יעילה יותר.

זו נקודה שבעלי עסקים רבים מגלים רק לאחר שהפעילות מתחילה לגדול. בהתחלה יש מעט לקוחות והכול נראה פשוט. שולחים מסמך במייל, מחכים לתגובה וממשיכים הלאה. אבל כאשר העסק מתחיל להתרחב, לעיתים צוות העובדים גדל במקביל, מתווספים עוד ועוד מסמכים, חוזים, טפסים ואישורים. מהר מאוד מתברר שחלק משמעותי מהיום אינו מוקדש למכירות או לפיתוח העסק, אלא לטיפול בפעולות אדמיניסטרטיביות שחוזרות על עצמן.

מסמך נשלח ללקוח. לקוח אחר עדיין לא מילא פרטים. עובד חדש טרם השלים מסמכי קליטה. ספק מחכה לאישור על תכולת משלוח או תעודות רכש. כל פעולה כזו נראית קטנה בפני עצמה, אך כאשר מצרפים עשרות פעולות כאלה יחד הן הופכות לעומס אמיתי.

בשלב הזה בעלי עסקים רבים מגלים שניהול תהליכים יעיל וחסכוני הוא לעיתים ההבדל בין עסק מפסיד לבין עסק שרואה את ההכנסות משתקפות בשורת הרווח.

למה ניהול מסמכים הפך לאחת מנקודות הכאב הגדולות בעסקים?

בדרך כלל כשמדברים על אתגרים עסקיים חושבים מיד על שיווק, תחרות או גיוס לקוחות חדשים. בפועל, אחת מנקודות הבזבוז הגדולות ביותר נמצאת דווקא בתפעול השוטף - פעולות הקטנות שמתרחשות בכל יום מאחורי הקלעים.

ניקח לדוגמה עסק שמצרף עשרים לקוחות חדשים בכל חודש. כל לקוח צריך למלא פרטים, לחתום על הסכם, להעביר אישורים ולעיתים גם לצרף מסמכים נוספים. אם כל תהליך כזה דורש חמש־עשרה או עשרים דקות של טיפול ידני, מדובר בשעות עבודה רבות שנעלמות בכל חודש.

כאן בדיוק נכנסת החשיבות של טופס מקוון. במקום לשלוח קובץ במייל, לבקש מהלקוח להדפיס, למלא, לחתום ולסרוק בחזרה, אפשר לשלוח קישור אחד לטופס דיגיטלי שמוכן מראש, שבו הלקוח משלים את כל התהליך באופן דיגיטלי. התוצאה היא תהליך מהיר יותר, פשוט יותר ונוח משמעותית גם לעסק וגם ללקוח.

המשמעות אינה רק חיסכון בזמן. מדובר גם בצמצום טעויות, הפחתת עבודה כפולה ושיפור חוויית השירות.

חתימה ירוקה: הרבה מעבר לחתימה על מסמך

לא מעט אנשים חושבים שמערכת חתימות נועדה רק להוספת חתימה למסמך. בפועל, מערכות מתקדמות כמו חתימה ירוקה הפכו לפלטפורמות שלמות לניהול תהליכים עסקיים.

לדוגמה, במקום לבצע חתימה על מסמך PDF בצורה ידנית, להדפיס את הקובץ, לחתום, לסרוק ולשלוח בחזרה, ניתן לבצע את כל הפעולה באופן דיגיטלי לחלוטין. המסמך נשלח ללקוח, הלקוח משלים פרטים, חותם וכל התהליך נשמר אוטומטית במערכת ובנוסף כלל המסמכים נשמרים בצורה קלה לשליפה ועיון מחודש.

אבל זהו רק חלק קטן מהאפשרויות.

המערכת מאפשרת להעלות מסמכי Word או PDF ולהפוך אותם למסמכים אינטראקטיביים הכוללים שדות למילוי פרטים, תיבות סימון, תאריכים ושדות מותאמים אישית. בנוסף, ניתן לשמור מסמכים כתבניות קבועות ולהשתמש בהם שוב ושוב.

משרד עורכי דין, למשל, יכול לשמור הסכם התקשרות כתבנית קבועה. בכל פעם שנכנס לקוח חדש, המערכת שולחת את המסמך אוטומטית ומנהלת את התהליך ללא צורך בפעולות ידניות נוספות.

חתימה דיגיטלית כבר אינה מותרות אלא חלק מתשתית העבודה

אם בעבר חתימה דיגיטלית נתפסה כפתרון שמתאים רק לארגונים גדולים או לחברות טכנולוגיה, כיום המציאות שונה לחלוטין. עסקים קטנים, עצמאיים, משרדי שירותים, קליניקות, חברות נדל"ן ועסקים מכל תחום משתמשים בכלים דיגיטליים כדי לקצר תהליכים ולייעל את העבודה.

אחד היתרונות המרכזיים הוא האפשרות לבצע תהליכים מכל מקום. לקוח יכול לבצע חתימה על מסמך  PDF  גם מהטלפון הנייד דרך הוואטסאפ, עובד חדש יכול להשלים טופס מקוון מהבית וספק יכול לאשר מסמכים מבלי להגיע פיזית למשרד.

כאשר מחברים את כל הפעולות האלו יחד, החיסכון מצטבר במהירות. פחות זמן על מסמכים פירושו יותר זמן על מכירות, על פיתוח העסק ועל מתן שירות ללקוחות.

בסופו של דבר, עסקים מצליחים אינם בהכרח אלה שעובדים יותר שעות. פעמים רבות אלו עסקים שבנו תהליכים טובים יותר. במקום לרדוף אחרי מסמכים, הם נותנים לטכנולוגיה לעבוד עבורם.