סיווג ביטחוני ניתן לפרויקט או למסמך רגיש כלשהו.

רוב האנשים נוטים לבלבל בין השניים, ולרוב אנשים לא משתמשים כלל במונח הכשר ביטחוני. המונח הרווח באוכלוסייה הוא סיווג ביטחוני.

מבחינת המועמד, החלק העיקרי של הבדיקה הוא התחקיר הביטחוני.

לפני התחקיר יתבקש המועמד למלא שאלון התאמה ביטחונית- שאלון ארוך ומפורט, המונה 16-18 עמודים (תלוי בגרסה), אותו יש למלא בפרטיות ובדקדקנות.

בשאלון יש למלא פרטים לגבי מוסדות החינוך בהם למד המועמד, השירות הצבאי (אם כבר היה כזה), כתובות מגורים, שותפים לדירות, משפחה ומכרים בחו"ל, השתייכות לארגונים ועוד.

כמו כן יש לענות בשאלון על שאלות הנוגעות להרגלי צריכת משקאות אלכוהוליים, שימוש בסמים, הימורים, קשר לעבריינים ועוד.

כל הנושאים האלה מהותיים כאשר רוצים לקבל החלטה האם לתת למועמד הכשר ביטחוני- כלומר, האם הוא יעבור את התחקיר הביטחוני בהצלחה, יקבל סיווג ביטחוני, ויוכל להיחשף למידע מסווג.

השאלון הזה, איתו מגיע המועמד לתחקיר, מהווה בעצם את הבסיס לשיחה כולה. במהלך התחקיר השאלון נמצא גלוי על השולחן, עוברים עליו ביחד, ובמידת הצורך ניתן להוסיף שם פרטים שנשמטו בטעות בזמן מילוי השאלון.

אם בזמן התחקיר נזכרתם במשהו חשוב, כדאי מאוד לבקש להוסיף זאת לשאלון בזמן התחקיר ולא להחליט לא לספר זאת. במידה והמידע הזה יצוץ באופן כלשהו, יהיה לכם קשה מאוד להסביר מדוע לא דיברתם על כך בתחקיר הביטחוני שלכם, וזה עלול לגרום לכך שלא תקבלו בסופו של התהליך את ההכשר הביטחוני- הסיווג הביטחוני לו ציפיתם.

יש אנשים שחושבים שעדיף להשאיר אצלם בלב מידע מסוים, חושבים שאם מדובר ב"משהו קטן", כמו שימוש חד פעמי בסם קל, עדיף לא לספר.

ההפך הוא הנכון. מי שמגיע לתחקיר הביטחוני ומספר על התנסות חד פעמית  בסם, מותיר לרוב על המתחקר רושם חיובי ואמין.

לעומת זאת, מי שמגיע לתחקיר ביטחוני ומחליט מראש להסתיר, לרוב לא יהיה נינוח בתחקיר, וישדר סגירות וחוסר שקט. התנהגות כזו עלולה להחשידו בעיני המתחקר, ובסוף התחקיר הביטחוני ייתכן והמתחקר ירשום כי התרשם שהמועמד לא היה כן ופתוח, וניסה להסתיר מידע.

המתחקר לא יכול לדעת אם המועמד מסתיר מידע משמעותי שעלול לגרום לכך שלא יקבל סיווג ביטחוני, או מידע שולי. הוא רק יכול לומר מה ההתרשמות שלו. לכן עדיף לספר הכל.

חשוב לזכור שלא צריך להיות אדם מושלם על מנת לקבל את הסיווג הביטחוני- צריך להיות פתוח, אמין, ישר, לקחת אחריות על דברים שעשית בעבר, ולהיות מוכן להתחייב לעמוד בתנאים מסוימים שהתפקיד המסווג דורש.