אחרי חודשים של הכנות, התקיים ערב מרגש ומושקע באולם אירועים בבאר שבע. אל הכנס הגיעו כל בעלי התפקידים במחוז, מאילת הדרומית ועד מרחב לכיש, הכוללים את מזכירות המחוז, מנהלי המרחבים ומנהלי סניפים וסגניהם, אחראי מתנדבים מכל הסניפים, ועוד.

את הערב כיבדו בנוכחותם מנכ״ל הארגון - ישראל אלמסי, סמנכ״ל הארגון - לייזי שטרן, הגברת ג׳ולי קייט ממועצת העיר באר שבע, איש העסקים מר אדם שטרית, התורם רבות לארגון, וכן המרצה ג׳קי ג׳לדטי.

את הערב פתח אלעד מאיר, מנהל מחוז דרום, במילים מרגשות: ״הערב הזה תוכנן מזמן ובכל פעם התעכב, אך הכל לטובה והנה כולנו כאן בנוכחות גדולה ומרשימה. לארגון ידידים הצטרפתי לפני כשתים עשרה שנה, כשאני כיום בין הוותיקים בארץ. קיבלתי את ניהול מחוז דרום כשהיו בו שני סניפים בלבד בלכיש ובנגב. בכל המחוז היו כאלף מתנדבים בלבד. היום, מחוז דרום מונה כשישה עשר אלף מתנדבים ומעל לעשרים סניפים. אנו שואפים למצוינות, ומצליחים להתמיד בזה, אז תודה לכם כי זה בזכותכם. מטרתנו השנה היא לגבש את בעלי התפקידים, כי ביחד אנחנו חזקים יותר, כפי שלמדנו בתקופה הזאת של המלחמה".

מנכ״ל הארגון, ישראל אלמסי, גם כן נשא דברים: "אני נרגש להשתתף בערב מיוחד שכזה, בו מתכנסים למקום אחד כל בעלי התפקיד של מחוז דרום, מחוז שספג אבדות קשות מאז תחילת המלחמה והחליט להסתכל לאתגר בעיניים, ולנצח אותו. אני מצדיע לכל אחד ואחת מכם, ובמיוחד לאלעד ואוראל מנהלי המחוז, על ניהול ומנהיגות יוצאים מן הכלל, בזכותם נמשיך להוות עוגן אזרחי בשגרה ובחירום, ונראה את הפנים היפות של ישראל".

במהלך הערב הוגשה למשתתפים ארוחת ערב עשירה סביב שולחנות ערוכים. די.ג׳יי ערן הנעים את הערב במוזיקה, ואוראל מזרחי צילם ותיעד את הערב המיוחד, כאשר שניהם תרמו מזמנם ומכישוריהם לטובת הצלחת הערב.

בהמשך התקיימה חלוקת תיקי ציוד, וחלוקת שי לכל בעלי התפקידים. כמו כן, מנהלי המרחבים קיבלו מגן הוקרה ממנהלי המחוז, כאות הערכה. מגן הוקרה נוסף ניתן בהערכה למר אדם שטרית על תרומתו הרבה לארגון, וכן למר ג׳קי ג׳לדטי שהעביר הרצאה מעוררת השראה בנושא ניהול אנשים למצוינות.

לקראת סיום, בעלי התפקידים העניקו מתנה מיוחדת וממותגת לאוראל ואלעד, מנהלי המחוז, כאות הוקרה על פועלם הרב בהובלת מחוז דרום. "בארגון ידידים מודים לכל המשתתפים בערב זה, ולכל מי שתרם מזמנו ומכספו בהתנדבות מלאה" – נמסר.